Корпоративные правила рабочего тона

Эффективность использования нашего времени зачастую зависит не только от нас, но и от коллег, которые нас окружают. Это могут быть как подчиненные, которым постоянно нужна какая- то информация и поддержка, так и руководители, которые  могут беспрепятственно менять рабочие планы сотрудников. При этом от слаженности командной работы, от уважения к времени друг друга в значительной степени зависит степень мотивированности сотрудников компании.

Одна из первых ассоциаций при словах «командная работа» - образ комнаты, наполненной специалистами, каждый из которых четко знает свои задачи и с удовольствием в срок их выполняет. Вот о работе в этой комнате мы сейчас и поговорим.

По статистике, более 90% офисных работников трудятся в комнатах, в которых находятся не менее трех человек. Безусловно, сотрудники, находящиеся в одной комнате, очень сильно влияют на ресурс внимания и эффективность работы друг друга.

Когда мы спрашиваем у участников тренингов по тайм-менеджменту, существуют ли у них взаимные договоренности или корпоративные регламенты, которые позволяют всем находящимся в комнате работать более эффективно, то, как правило, встречаем искреннее непонимание сути вопроса. Поэтому создание четких и понятных договоренностей среди сотрудников, работающих в одном помещении, является одним из первых шагов при создании командного тайм-менеджмента.

Обычно, начиная свою работу, мы инициируем групповое обсуждение, основной целью которого является создание подобных договоренностей. Перечень регламентов обычно оформляется на большом листе бумаги и вывешивается в комнате. На посттренингах люди делятся опытом того, как подобные изменения приводят к существенному росту взаимопонимания и эффективности совместной работы.

Что же это за договоренности? Приводим 10 наиболее простых и практичных правил из числа тех, которые устанавливали для своей работы участники тренингов.

1.      Все личные разговоры по мобильному телефону - в коридор!

Эту договоренность участники всегда называют одной из первых. Печально, но факт - большинству офисных сотрудников сложно попросить своих коллег разговаривать по личным вопросам вне рабочего кабинета.

2.      Если на время уходишь - бери мобильный с собой! Иначе любой имеет право его выключить, когда он начнет звонить.

Есть более гуманный вариант этого правила: люди договариваются о том, что если коллега забыл мобильник на рабочем столе, можно ответить на звонок и кратко зафиксировать суть разговора на стикере.

3.      Если коллега отсутствует и к нему поступил звонок на рабочий телефон - ответь, запиши на стикере его суть и прикрепи записку к клавиатуре.

Бывает, что сотруднику компании лень что-то записать для своих коллег о поступивших им звонках - он надеется, что потом обязательно вспомнит. Но чаще всего не вспомнит. В результате страдает тот, кому звонили, но не застали на рабочем месте, а самое главное – страдает общее дело. Представьте чувства клиента, которому обещали, что «Иванов перезвонит», а он не перезвонил.

4.      Весь негатив оставлять вне кабинета.

Негатив коллеги - это самая трудноизмеримая и одна из самых сильных причин снижения эффективности работы всех сидящих в комнате. Если кто-то нервничает, кричит, срывается - пусть он это делает где-нибудь в коридоре, туалете, в конце концов, на улице, но никак не на рабочем месте рядом с остальными.

5.      Не есть за рабочим столом.

Это правило стоит прокомментировать рассказом одного из участников тренинга: "У нас большая комната, где работает 15 человек. В углу стоит микроволновка, и с 12  до 15 часов мои коллеги обедают. Причем так повелось, что никто не ест за специально отведенным для этого столом - все греют еду и обедают прямо за рабочим монитором, листая при этом личные сайты. Теперь я понял, почему так падает моя эффективность, начиная с 12 часов и до тех пор, пока я не заставляю себя идти обедать".

Безусловно, вкусные запахи отвлекают и снижают общую эффективность работы, вызывая у коллег мысли только о еде.  Поэтому если в компании нет отдельной столовой или кухни, будет полезным установить правила на этот счет.

6.      Музыка - только в наушниках и так, чтобы не было слышно другим.

Даже о таком простом правиле приходится договариваться. К сожалению, встречаются люди, искренне считающие, что музыка, которая им нравится и которая помогает им работать, точно так же нравится окружающим.

7.      Все разговоры со специалистами из других отделов проводить вне комнаты

Для этого существуют переговорные, кухни, коридоры. Но никак не кабинет, где находятся другие сотрудники, которым невольно приходится отвлекаться и слушать то, что их не касается. 

8.      Если коллега занят - дергать его можно только по важному поводу

Во всех остальных случаях вопросы и мысли лучше записать, чтобы задать в более удобный момент.

9.      Если заметил поломку оргтехники, находящейся в общем пользовании - сообщи об этом техническому специалисту

Слишком часто приходится сталкиваться с тем, что сотрудники, замечая поломку оргтехники, которая находится в общем пользовании, думают: "Наверняка о поломке уже кто-то сообщил, надо только подождать". В итоге подобное ожидание затягивается на недели.

В 12-00 и в 16-00 все сотрудники на 10 минут покидают комнату, которая в это время проветривается

Особенно это актуально там, где нет кондиционера. Хотя данное правило полезно даже тогда, когда он есть, потому что:

2. Это правило позволяет заставить делать перерывы в работе даже тех, кто их никогда не делал, и тем самым повысить эффективность их работы.

Наверняка все рассмотренные выше 10 договоренностей покажутся Вам простыми и естественными. Сложность состоит в том, что эти мысли, как правило, остаются в голове каждого сотрудника, они не материализованы, а значит ими нельзя управлять.

Командные договоренности начинают работать только в том случае, когда все члены команды совместно их принимают и соглашаются с ними. Достаточно собрать всех, кто работает в одной комнате, и обсудить те вопросы и проблемы, о которых все уже неоднократно думали.

"Уважаемые коллеги! Цель нашего сегодняшнего собрания - создание взаимных договоренностей, которые позволят нам всем более эффективно работать. В среднем, мы с вами вместе проводим 40-50 часов в неделю, и, безусловно, влияем на продуктивность работы друг друга. Поэтому нам необходимо обсудить то, как можно эту продуктивность повысить. Думаю, у вас есть идеи на эту тему. Предлагаю сейчас в течение 5 минут записать их на разложенные перед Вами листы". После того, как все мысли будут записаны, достаточно попросить каждого по очереди назвать по одной договоренности, сформулировать ее так, чтобы было понятно другим, и, в случае, если все с ней согласны, записать на лист флипчарта.

Таким простым образом и рождается тот самый список командных договоренностей эффективной работы в одном помещении. Создание списка, с которым согласятся все, дает уникальную возможность без слов понимать друг друга - достаточно просто указать забывшемуся сотруднику на этот список - и все сразу станет на свои места.

Пример правил, принятых на тренинге в одном из подразделений компании «Вимм-Билль-Данн»:

1. Считай время, как деньги. Будь готов к тому, что за ошибку во времени можно лишишься денег.

3. Все, что можешь – делай сам. Приходи не с вопросом, а с вариантами решения.

4. Не пытайся переложить свою проблему на другого. Будь готов услышать твердое «нет».

6. Перед тем, как отвлечь коллегу – подумай. Запиши вопрос, и задай несколько вопросов сразу.

9. Получив от коллеги информацию (регламент, презентацию) – прочитай и храни. Второго раза не будет.

10. Активное внимание твоего слушателя длится 1,5 минуты. Практикуй краткость, сестру таланта. 

11. В любом запросе указывай реальные сроки исполнения. Не «завышай» их, как цену на базаре.

12. Критикуешь – предлагай свое решение. Критика без варианта решения не принимается.